نرم‌افزار کلینیک دامپزشکی: یک کلینیک یا بیمارستان حیوانات واقعاً به چه نیاز دارد

کلینیک دامپزشکی از نظر عملیاتی، کلینیکی است با چند پیچیدگی اضافه: کسی که حرف می‌زند و هزینه را می‌پردازد صاحب حیوان است، بیمار واقعی نمی‌تواند بگوید کجایش درد می‌کند، و قفسه‌های دارو و مواد مصرفی بخش بزرگی از سرمایه‌ی کلینیک را در خود نگه می‌دارند. انتخاب نرم‌افزار کلینیک دامپزشکی با شناختن همین تفاوت‌ها شروع می‌شود، نه با فهرست امکانات.

در این راهنما اول می‌گوییم یک کلینیک یا بیمارستان دامپزشکی در عمل به چه نیاز دارد. بعد صادقانه توضیح می‌دهیم فراERP امروز کدام بخش را مستقیم پوشش می‌دهد، کدام را با تنظیم، و کدام را هنوز ندارد.

چه چیزی کلینیک دامپزشکی را متفاوت می‌کند؟

• مشتری و بیمار دو نفرند. نوبت، پیامک و صورت‌حساب به نام صاحب حیوان است؛ سابقه‌ی درمان مال خود حیوان.
• یک صاحب، چند حیوان. خانواده‌ای که دو گربه و یک سگ دارد، با یک شماره‌ی تماس با کلینیک در ارتباط است.
• برنامه‌ی واکسن و مراجعه‌های دوره‌ای. بخش پایدار کار کلینیک از بازگشت به‌موقع می‌آید: واکسن یادآور، ضدانگل، کنترل‌های دوره‌ای.
• موجودی سنگین دارو و مواد مصرفی. واکسن، سرم، دارو، باند و نخ بخیه، همه با تاریخ انقضا و بعضی با نیاز به نگهداری در دمای مشخص.
• اورژانس و مراجعه‌ی بدون نوبت. برنامه‌ی روز باید جای خالی برای موارد پیش‌بینی‌نشده داشته باشد.
• جراحی‌های برنامه‌ریزی‌شده. عقیم‌سازی و جراحی‌های دیگر معمولاً زمان طولانی می‌گیرند و بهتر است با بیعانه قطعی شوند.

نیازهای اصلی، یکی‌یکی

نوبت‌دهی و پذیرش

برای ویزیت، واکسن و جراحی طول نوبت متفاوت تعریف کنید و برای اورژانس جا بگذارید. در فراERP سیاست نوبت‌دهی برای هر خدمت و هر دامپزشک جداگانه تنظیم می‌شود: طول نوبت، فاصله‌ی بین نوبت‌ها، سقف روزانه، کانال‌های مجاز و تعطیلات. مراجعه‌ی حضوری هم یکی از کانال‌های مجاز است. در پذیرش، یک مراجعه می‌تواند چند خدمت داشته باشد؛ مثلاً ویزیت، واکسن و کوتاه کردن ناخن در یک صورت‌حساب. قیمت هر خدمت هم می‌تواند بر اساس رده‌ی دامپزشک متفاوت باشد.

بیعانه برای جراحی و نوبت‌های طولانی

بیعانه‌ی کارت به کارت با بارگذاری فیش، خواندن فیش با هوش مصنوعی و تطبیق با صورت‌حساب بانک، در کلینیک دامپزشکی دقیقاً مثل هر کلینیک دیگری کار می‌کند. پول تا تطبیق با بانک «تأییدنشده» می‌ماند و سند حسابداری فقط بعد از تأیید صندوق‌دار صادر می‌شود. اتصال به درگاه بانکی هم ممکن است.

دارو و مواد مصرفی با سری ساخت و تاریخ انقضا

اینجا جایی است که بیشترین پول بی‌صدا از دست می‌رود: واکسنی که در یخچال تاریخش گذشته، یا موادی که در جراحی مصرف شده و هیچ‌وقت در صورت‌حساب نیامده است. دو چیز لازم است: انبار با سری ساخت و تاریخ انقضا، و پیوند مواد مصرفی به خدمت. در فراERP برای هر خدمت می‌شود مواد مصرفی پیش‌فرض، مقداری که در قیمت خدمت حساب شده و قیمت واحدهای اضافه را تعریف کرد. دامپزشک مقدار را برای هر مورد تنظیم می‌کند، هزینه‌ی اضافه به صورت‌حساب می‌رود و درخواست انبار با تأیید ساخته می‌شود.

خرید

ثبت دستی فاکتورهای خرید با ده‌ها ردیف، کاری زمان‌بر و پرخطاست. فراERP فاکتور خرید را با هوش مصنوعی می‌خواند، از جمله سری ساخت، تاریخ انقضا، تعداد اشانتیون و قیمت مصرف‌کننده، تا کارمند فقط بازبینی و تأیید کند و موجودی با اطلاعات درست وارد انبار شود.

صندوق و حسابداری

صندوق باید نقد، کارت‌خوان و واریز به حساب را جدا جمع بزند و در پایان روز با هم بخواند. صندوق پذیرش فراERP همین را دارد، به‌همراه بازگشت وجه، ابطال و چاپ رسید. حسابداری هم با قالب سرفصل حساب‌های کلینیک شروع می‌شود و با انجام هر خدمت، سند درآمد صادر می‌شود. برای کلینیک کوچک، حالت ساده‌ی حسابداری کار را سبک نگه می‌دارد. منابع انسانی، حقوق و دستمزد و حضور و غیاب کارکنان هم در همان سامانه است.

یادآوری واکسن و مراجعه‌ی دوره‌ای

مؤثرترین روش همان عادتی است که در کلینیک‌های انسانی هم جواب می‌دهد: نوبت بعدی را پیش از خروج صاحب حیوان ثبت کنید. در فراERP با گزینه‌های آماده‌ی 1، 3 و 6 ماه بعد یا با تقویم شمسی روز را انتخاب می‌کنید و ساعت خالی همان روز را می‌بینید. آن نوبت، پیامک تأیید و یادآوری چند ساعت یا چند روز پیش از موعد را خودکار می‌گیرد. برای پیگیری بعد از جراحی هم می‌شود روزهای تماس، مثلاً روز 1، 3 و 7، را برای هر خدمت تعریف کرد و نتیجه‌ی هر تماس، میزان رضایت و هر عارضه‌ای را ثبت کرد.

نگهداری واکسن‌ها

اگر یخچال واکسن دارید، دانستن دمای آن مهم است. اگر دستگاه دیتالاگر نصب شده باشد، ماژول دیتالاگر فراERP دما و رطوبت را به‌صورت زنده و همراه با محدوده‌ی کمینه و بیشینه نشان می‌دهد و این اطلاعات در داشبورد مدیریتی هم دیده می‌شود. صادقانه بگوییم: هشدار پیامکی برای خروج دما از محدوده امروز وجود ندارد و باید صفحه را نگاه کرد.

فراERP امروز این‌ها را چطور پوشش می‌دهد

نیاز	امروز در فراERP
ثبت مشتری	صاحب حیوان شخص ثبت‌شده است، با نام، شماره‌ی همراه و کد ملی یا گذرنامه
مشخصات حیوان	در فیلدهای قابل‌تعریف پرونده‌ی الکترونیک، همراه با بارگذاری فایل و تصویر
نوبت‌دهی، پیامک و صف	همان امکانات کلینیک‌های انسانی، بدون تغییر
پذیرش، صندوق و بیعانه	همان امکانات کلینیک‌های انسانی، بدون تغییر
دارو و مواد مصرفی، خرید	انبار با سری ساخت و انقضا، خواندن فاکتور با هوش مصنوعی
حسابداری و منابع انسانی	ماژول‌های مشترک فراERP
فیلدها و ماژول مخصوص گونه‌ها	هنوز ساخته نشده است

پرونده‌ی حیوان: پیشنهاد فیلدها

چون پرونده‌ی الکترونیک فراERP از فیلدهای قابل‌تعریف ساخته می‌شود، فهرست فیلدها را خود کلینیک تعیین می‌کند و می‌تواند برای هر فیلد قاعده‌ی اعتبارسنجی بگذارد. یک نقطه‌ی شروع خوب:

• نام حیوان، گونه و نژاد
• جنس و وضعیت عقیم‌سازی
• تاریخ تولد یا سن تقریبی
• وزن
• رنگ و نشانه‌های ظاهری، و شماره‌ی میکروچیپ در صورت وجود
• سابقه‌ی واکسن و ضدانگل
• حساسیت‌ها و داروهای در حال مصرف
• تصویر حیوان و فایل مدارک قبلی

دقت کنید که فیلدهای قد، وزن، گروه خون و حساسیت در خود پرونده‌ی پذیرش، مال شخص ثبت‌شده یعنی صاحب حیوان است. مشخصات حیوان را در پرونده‌ی الکترونیک بنویسید تا این دو با هم قاطی نشوند. اگر یک صاحب چند حیوان دارد، شیوه‌ی ثبت آن‌ها را هنگام راه‌اندازی با هم تعیین می‌کنیم تا از روز اول یکدست باشد.

آنچه امروز نداریم

برای یک تصمیم درست، این‌ها را هم باید بدانید:

• فیلدهای اختصاصی گونه و ماژول دامپزشکی جداگانه، مثلاً جدول واکسن بر اساس گونه، هنوز ساخته نشده است.
• آزمایشگاه، تصویربرداری و نسخه‌نویسی در فراERP وجود ندارد.
• بستری، قفس و پانسیون حیوانات مدیریت نمی‌شود؛ برای بیمارستان دامپزشکی، فراERP بخش سرپایی و پشتیبانی مالی و اداری را پوشش می‌دهد.
• بیمه‌ی حیوانات پشتیبانی نمی‌شود.

اگر هر کدام از این‌ها برای کلینیک شما ضروری است، به ما بگویید؛ اولویت‌های توسعه را نیاز واقعی کلینیک‌ها تعیین می‌کند.

دیده شدن آنلاین

بازار نوبت‌دهی book.clinicpanel.ir دسته‌ی «دام‌پزشکی» دارد. کلینیک می‌تواند صفحه‌ی معرفی خودش را داشته باشد و برای هر خدمت تعیین کند که در بازار نمایش داده شود یا نه؛ هزینه‌ی آن از کیف پول کلینیک کسر می‌شود. سایت اختصاصی کلینیک با خدمات، وبلاگ، پرسش‌های متداول و نوبت آنلاین هم روی سامانه‌ی مدیریت محتوای فراERP قابل راه‌اندازی است.

جمع‌بندی

کلینیک دامپزشکی بیش از آنکه به یک «نرم‌افزار مخصوص» نیاز داشته باشد، به جریان‌های منظم نیاز دارد: نوبتی که فراموش نشود، مواد مصرفی‌ای که در صورت‌حساب بیاید، دارویی که در قفسه تاریخ نگذرد و پولی که با بانک بخواند. فراERP این جریان‌ها را امروز دارد و مشخصات حیوان را در پرونده‌ی قابل‌تعریف نگه می‌دارد. آنچه هنوز نیست را هم صادقانه گفتیم تا تصمیم شما بر پایه‌ی واقعیت باشد.